有关外来务工劳动合同问题

我有一友，大专学历，现来沪工作，已有接收单位。请问如何和用个单位签定劳动合同？据说，要签劳动合同用人单位首先要到当地的.劳动局办理什么“外来务工证”（此证书可取代‘暂住证’），请问用人单位需要带什么证件去办理，是否需要当事人的学历证书？然后用人单位再签定劳动合同，签定后，再交纳养老保险和医疗保险（公积金和失业保险必须有户口方可签定），是否正确？
接收单位为国有，故对手续严格要求，请问如何操作？
还有一点，假如劳动合同不签定，签定劳务合同有何区别，需要什么条件？